|
För att få kasta handlingar som inte
är allmänna (d.v.s. sådana som antingen rör rent
privata eller fackliga frågor eller som enbart är minnesanteckningar)
krävs inga gallringsbeslut. Institutionen (prefekten) kan också
själv besluta om gallring av handlingar som är av "tillfällig
och ringa betydelse". Handläggaren, d.v.s. du själv
om du är ansvarig för en kurs, får sedan själv
bestämma vilka av dessa handlingar som kan rensas bort innan
arkivering.
Handlingar som innehåller uppgifter som är nödvändiga för att förstå ärendet ska aldrig kastas.
Kom ihåg att om en arbetshandling blir arkiverad så
övergår den till en allmän handling. Det är
därför viktigt att gå igenom och rensa bort sådant
som inte måste sparas innan kursdokument och andra uppgifter
arkiveras. Detsamma gäller för det material som generas under olika projekt och andra samarbeten, nationellt såväl som internationellt. |
Handlingar som inte diarieförs bör gås igenom och
arkiveras regelbundet, lämpligen en gång per år. När det exempelvis gäller sådant material som skapas i undervisningen kan detta lämpligen göras direkt efter
det att den sista omtentan i en kurs har avslutats och betygen är
satta.
Om du undrar hur du ska göra i ett enskilt fall är det
alltid bäst att ta kontakt med institutionens arkivsamordnare
eller universitetsarkivarien för att få råd och
hjälp.
|
